Qualitätsmanagement aus Sicht eines Auditors nach der neuen Norm DIN EN ISO 29990:2010

“Learning services for non-formal education and training

- Basic requirements for service providers.”

Das Sozialgesetzbuch (SGB III) in Deutschland stellt besondere Anforderungen an Träger von Weiter-bildungsmaßnahmen durch das Verfahren zur Anerkennung von fachkundigen Stellen sowie zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung – Weiterbildung – AZWV) vom 16. Juni 2004.

Die Vorgaben der AZWV werden durch die internationale ISO 29990:2010 nicht beeinträchtigt, weil die AZWV eine reine deutsche erlassene Rechtsverordnung ist und diese nur noch in der Bundes-republik Deutschland gilt, bis die EU-Kommission sie aufhebt und an die ISO 29990:2010 angleicht; denn ein international anerkanntes und existierendes Managementsystem mit der Qualitätsfähigkeit der angebotenen Lerndienstleistungen gemäß ISO 29990:2010 erfüllt grundsätzlich wesentlich besser die standardtisierten Anforderungen an ein System zur Sicherung der Qualität als die bundesweit eigenen "Vorgaben" der AZWV nach § 8 (4).

Die Zulassung von Bildungsträgern, die im Bereich des SGB III tätig sind, erfolgt nicht mehr wie bisher von der Bundesagentur für Arbeit selbst, sondern durch Auditoren akkreditierter fachkundiger Stellen, die von der einzigen Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) 10117 Berlin http://www.dakks.de/ zertifiziert werden. Die DAkkS bereitet jetzt endlich ein Akkreditierungsprogramm für die DIN EN ISO 29990:2010 und diesen Zertifizierungsbereich vor, kann deshalb auch noch keine Akkreditierungen durchführen; jedoch können sich nach dieser Norm Zertifizierungsstellen zertifizieren lassen, allerdings bisher noch ohne Akkreditierung - Lt. Auskunft des Leiters Abt. 6 Zert-Stellen Managementsysteme & Personen DAkkS Berlin -.

Fall 1: Das Qualitätsmanagementsystem richtet sich nicht nach keinem Qualitätsmanagement-systemmodell. Der Gutachter muss sich davon überzeugen, ob die Maßnahmen zur Qualitäts-sicherung und Qualitätsentwicklung dem Stand der Technik entsprechen.

Fall 2:  Es liegt schon ein Zertifikat oder eine andere Bescheinigung über die Umsetzung eines Qualitäts-managementsystems vor. In diesem Fall muss der Gutachter überprüfen, ob die Forde-rungen des SGB III bzw. der AZWV sinnvoll in das Qualitätsmanagementsystem integriert sind.

Fall 3: Es wird direkt die Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2008 und die Integration der Forderung des SGB III und der AZWV auditiert. Hier ist die Überprüfung nach AZWV integraler Bestandteil der Auditierung. Diese Form wird momentan am häufigsten angewandt. Der Zeitaufwand hierfür ist geringer als in den Fällen 1 und 2.

Im Fall 2 und 3 muss sich der Gutachter davon überzeugen, dass die Prozesse im Sinne der Forderungen ablaufen. Er wird sich sowohl die Räumlichkeiten, unter Berücksichtigung der für die Maßnahmen erforderlichen Ausstattung und der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes, als auch die Ablauf- und Aufbauorganisation ansehen. Bei der Aufbau- und Ablauforganisation werden wenigstens die folgenden Aspekte besonders begutachtet:

• Aus- und Weiterbildung aller Lehrenden und die dazugehörenden Nachweise 
• Planung und Durchführung der Weiterbildungsmaßnahmen 
• Evaluation der Weiterbildungsmaßnahmen 
• Methoden der Vermittlung der Teilnehmer incl. Ermittlung der Erfolgsquote 
• Umsetzung der Qualitätspolitik bzw. des Leitbildes und der Qualitätsziele 
• Vorgehen bei der Kalkulation der Weiterbildungsmaßnahmen

Die Begutachtung wird vor Ort in Form eines Audits, also in strukturierten Gesprächen mit beteiligten Mitarbeitern des Trägers durchgeführt. Während der Begutachtung protokolliert der Gutachter alle Feststellungen.

Wie geht ein Gutachter bei der Begutachtung von Maßnahmen vor?

Ist ein Träger zugelassen, kann er Weiterbildungsmaßnahmen einem Gutachter vorstellen. Dazu reicht der Träger alle Unterlagen beim Gutachter ein. Hier sollte sich der Träger an den Formularen, die bislang von der Agentur für Arbeit verwendet wurden, orientieren. Hierzu müssen Unterlagen zu folgenden Punkten beigelegt werden:

1. Kostensatz pro Teilnehmerstunde,
2. eingesetzte Lehrkräfte und ihre Qualifikation,
3. Werbung zur Maßnahme,
4. Vermittlungsquote,
5. evtl. Praktikumsplätze und deren Organisation.

Wenn der Träger und die Orte, an denen die Maßnahme stattfinden soll, dem Gutachter bekannt sind, so muss die Begutachtung nicht vor Ort stattfinden. Ansonsten muss der Gutachter sich vor Ort überzeugen.

Der Gutachter prüft die eingereichten Unterlagen anhand der ihm zu Verfügung stehenden Informationen. Gegebenfalls fordert er weitere Informationen, z.B. Begründungen bei Über- oder Unterschreitung der “Bundeskostendurchschnittssätze“ beim Träger an.

Wenn alle Anforderungen entsprochen wird, schlägt der Gutachter der zulassenden Stelle die Zulassung vor. Diese prüft dann die Ergebnisse des Audits auf formale Richtigkeit und genehmigt nach positiver Prüfung die Maßnahme. Der Bericht enthält in der Regel auch Empfehlungen an den Träger, an welchen Stellen im System noch Verbesserungsmöglichkeiten aus Sicht des Gutachters sind.

Wenn die zulassende Stelle keine Gründe benennen kann, die einer Zulassung im Wege stehen, erhält der Weiterbildungsanbieter ein Zertifikat über die Trägerzulassung. Bei anschließender Maßnahmen-zulassung wird hierzu auch ein Zertifikat ausgestellt. Wenn die Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2008 mit begutachtet wurde, erhält der Träger auch darüber ein Zertifikat. Die Zertifikate gelten drei Jahre. Jährlich wird der Träger dann auditiert, um die Berechtigung das Zertifikat zu besitzen festzustellen.

Gibt es regelmäßig auftretende Umsetzungsprobleme bei den Unternehmen?

Im Regelfall sind die Träger für die anschließende Vermittlung des Teilnehmers in ein Arbeitsverhältnis zuständig. Hierfür legen die Träger Erfolgsquoten fest. In der Regel stimmen sie diese mit der Bundesagentur ab. Neben der möglichst zeitnahen Vermittlung, gehört auch die langfristige Verfolgung des Vermittlungserfolges. Speziell die Umsetzung der langfristigen Kontrolle ist bei vielen Trägern bisher gar nicht strukturiert und messbar umgesetzt.

Ähnlich verhält es sich bei der Evaluierung der einzelnen Maßnahme im Sinne von langfristiger Arbeitsplatzvermittlung als Ergebnis dieser Maßnahme.

Häufig werden hier nur Teilnehmerbefragungen zum Kursende herangezogen. Diese können aber keine Auskunft über den Erfolg der Maßnahme am Arbeitsmarkt geben.

Im Entwicklungsprozess wird das geforderte Ergebnis einer Maßnahme (Vermittlung in den Arbeitsmarkt) unzureichend berücksichtigt.

Häufig stimmt die Abstimmung zwischen dem Planer der Maßnahme und den Ausführenden nicht. Z.B. lässt sich die geplante Zielsetzung der Maßnahme nicht korrekt mit den im Unterricht umgesetzten Maßnahmeinhalten verwirklichen.

Wie können die Unternehmen diese Probleme lösen?

Zu allen drei vorgenannten Punkten erscheint der kontinuierliche Kontakt zu potentiellen Arbeitgebern am wichtigsten. Vorbildlich ist dies von der Maßnahmenentwicklung über die Vermittlung bis hin zum Erfahrungsaustausch über den Erfolg der Maßnahme.

Zusätzlich muss versucht werden, den Kontakt zu den Teilnehmern über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten.

Sinnvolle Maßnahmen sind z.B. gut organisierte Treffen mit Arbeitgebern, mit ehemaligen Teil-nehmern, Teilnahme an Arbeitsmarktkonferenzen, Mitarbeit in Gremien.

Was kann man den Unternehmen zur Vorbereitung der Begutachtung empfehlen?

Vor Allem die Mitarbeiter auf den Begutachtungsprozess gut einstimmen. Um gut durch eine Begutachtung nach AZWV zu kommen, sollten alle Dokumente und Aufzeichnungen schnell griffbereit und sinnvoll geordnet sein. Außerdem sollte die Begutachtung der Räume, vor allem der Schulräume, unter Begleitung der zuständigen Personen problemlos durchgeführt werden können.

Vorstellung des Auditors

Herr Klaus Jürgen Harms ist seit 2009 Auditor und Qualitätsmanager (DEKRA Cert.) für Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001:2008, besonders im Bereich Aus- und Weiterbildung. Seit 2005 auditiert er auch als Gutachter Träger und Maßnahmen im Bereich der AZWV Weiterbildung.

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E-Mail: klausharms@gmx.de