Qualitätsmanagement aus Sicht eines Auditors nach der neuen DIN EN ISO 29990:2010 Norm

Das Sozialgesetzbuch (SGB III) in Deutschland stellt besondere Anforderungen an Träger von Weiterbildungsmaßnahmen. Diese Anforderungen wurden in der Verordnung über das Verfahren zur Anerkennung von fachkundigen Stellen sowie zur Zulassung von Trägern und Maßnahmen der beruflichen Weiterbildung nach dem Dritten Buch Sozialgesetzbuch (Anerkennungs- und Zulassungsverordnung – Weiterbildung – AZWV) vom 16. Juni 2004 genauer geregelt. Zugelassen werden nur noch Träger für Weiterbildungsmaßnahmen, die eine fachkundige Stelle überzeugen, dass der Träger der Maßnahme die erforderliche Leistungsfähigkeit besitzt und der Träger in der Lage ist, durch eigene Vermittlungs-bemühungen die Eingliederung von Teilnehmern in den ersten Arbeitsmarkt zu unter-stützen.

Die Zulassung von Bildungsträgern, die im Bereich des SGB III tätig sind, erfolgt nicht mehr wie bisher von der Bundesagentur für Arbeit, sondern durch Auditoren akkreditierter fachkundiger Stellen, die von der einzigen Deutschen Akkreditierungsstelle GmbH (DAkkS) 10117 Berlin http://www.dakks.de/ zertifiziert werden.

Anzumerken ist hier, dass das SGB III bzw. die AZWV kein Qualitätsmanagementsystem nach DIN EN ISO 9001 und dessen Zertifizierung fordert! Zur DIN EN ISO 9001:2008 gibt es Alternativen, z.B. das EFQM- Modell oder PAS 1037- 2004.

Ab sofort neue globale DIN ISO/TC 232 / 29990:2010 für die Aus- und Weiterbildung!

Die “DIN ISO 29990:2010“ “Lerndienstleistungen für die Aus- und Weiterbildung – Grundlegende Anforderungen an Dienstleistende“ wurde am 01.09.2010 vom ISO-Komitee veröffentlicht und ersetzt jetzt die bisherige QM-Zertifizierung nach PAS 1037:2004, die in den nächsten drei Jahren ausläuft.

Sowohl die Englische als auch die Deutsche ISO-Fassung wird vom Beuth-Verlag, haufe-Verlag und vom DIN (Deutsches Institut für Normung e.V.) http://www.nadl.din.de/ angeboten und ist dort ab ca. 75,00 EUR zu beziehen.

Der neue DIN Standard hat folgende Hauptbestandteile:

Lerndienstleistungen

Bestimmen des Lernbedarfs

Gestaltung der Lernangebote

Erbringen von Lerndienstleistungen

Überwachen der Umsetzung von Lerndienstleistungen

Evaluation durch Lerndienstleistende

Management des Lerndienstleisters

Allgemeine Managementanforderungen

Strategie und Unternehmensmanagement

Managementbewertung

Vorbeugende Maßnahmen und Korrekturmaßnahmen

Finanzmanagement und Risikomanagement

Personalmanagement

Kommunikationsmanagement (intern/extern)

Ressourcenmanagement

Interne Audits

Feedback der Interessenten und Betroffenen

Einführung der DIN EN ISO 29990 - wird gefördert!

Gefördert werden Einrichtungen der beruflichen Bildung bei der Einführung der neuen DIN ISO 29990 bzw. zur Umstellung des bestehenden QM-Systems auf die neue Norm. Gefördert wird aus Mitteln des Europäischen Sozialfonds (ESF) der einzelnen Bundesländer. Die Förderung ist jedoch von Bundesland zu Bundesland unterschiedlich.

Förderungsfähig sind kleine und mittlere Unternehmen (KMU) mit weniger als 250 Beschäftigten und einem Jahresumsatz von höchstens 50 Mio. EUR oder einer Jahresbilanzsumme von höchstens 43 Mio. EUR, wenn das Kapital oder die Stimmanteile des Unternehmens sich nicht zu einem Viertel oder mehr im Besitz eines oder mehrerer Unternehmen befinden, die diese Grenze überschreiten.

Wenn der Weiterbildungsträger keine Zertifizierung oder eine andere Begutachtung vorweisen kann, muss die Funktionsfähigkeit der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung gesondert überprüft werden. Der Gutachter erwartet zu allererst einen Antrag, in dem der Weiterbildungsträger alle von der AZWV festgelegten Forderungen darstellt. Hilfreich ist es hier, wenn der Weiterbildungsträger sich an den Inhalten der bekannten Meldebögen der Agentur für Arbeit orientiert. Zusätzlich müssen Angaben zur Leistungsfähigkeit, besonders zur wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit, sowie zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung enthalten sein.

Sind die Forderungen zu den Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung schon durch eine Zertifizierung oder ein gleichwertiges System (z.B. Assessment nach EFQM-Modell), bestätigt, dann müssen die entsprechenden Unterlagen dem Antrag beigefügt sein:

• Begutachtung des Trägers ohne zertifiziertes Qualitätsmanagementsystem.
• Begutachtung des Trägers mit anderweitig zertifiziertem Qualitätsmanagement-system.
• Begutachtung des Trägers mit Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001.

Fall 1: Das Qualitätsmanagementsystem richtet sich nach keinem Qualitätsmanagementsystemmodell. Der Gutachter muss sich davon überzeugen, ob die Maßnahmen zur Qualitätssicherung und Qualitätsentwicklung dem Stand der Technik entsprechen. Da dies sowohl für die Gutachter als auch für den Träger sehr schwierig ist, muss der Gutachter entsprechend viel Zeit für die Begutachtung vorsehen.

Fall 2:  Es liegt schon ein Zertifikat oder eine andere Bescheinigung über die Umsetzung eines Qualitätsmanagementsystems vor. In diesem Fall muss der Gutachter überprüfen, ob die Forderungen des SGB III bzw. der AZWV sinnvoll in das Qualitätsmanagementsystem integriert sind.

Fall 3: Es wird direkt die Umsetzung der DIN EN ISO 9001:2008 und die Integration der Forderung des SGB III und der AZWV auditiert. Hier ist die Überprüfung nach AZWV integraler Bestandteil der Auditierung. Diese Form wird momentan am häufigsten angewandt. Der Zeitaufwand hierfür ist geringer als in den Fällen 1 und 2.

Im Fall 2 und 3 muss sich der Gutachter davon überzeugen, dass die Prozesse im Sinne der Forderungen ablaufen. Er wird sich sowohl die Räumlichkeiten, unter Berücksichtigung der für die Maßnahmen erforderlichen Ausstattung und der Arbeitssicherheit und des Arbeitsschutzes, als auch die Ablauf- und Aufbauorganisation ansehen. Bei der Aufbau- und Ablauforganisation werden wenigstens die folgenden Aspekte besonders begutachtet:

• Aus- und Weiterbildung aller Lehrenden und die dazugehörenden Nachweise
• Planung und Durchführung der Weiterbildungsmaßnahmen
• Evaluation der Weiterbildungsmaßnahmen
• Methoden der Vermittlung der Teilnehmer incl. Ermittlung der Erfolgsquote
• Umsetzung der Qualitätspolitik bzw. des Leitbildes und der Qualitätsziele
• Vorgehen bei der Kalkulation der Weiterbildungsmaßnahmen

Die Begutachtung wird vor Ort in Form eines Audits, also in strukturierten Gesprächen mit beteiligten Mitarbeitern des Trägers durchgeführt. Während der Begutachtung protokolliert der Gutachter alle Feststellungen.

Wie geht ein Gutachter bei der Begutachtung von Maßnahmen vor?

Ist ein Träger zugelassen, kann er Weiterbildungsmaßnahmen einem Gutachter vorstellen. Dazu reicht der Träger alle Unterlagen beim Gutachter ein. Hier sollte sich der Träger an den Formularen, die bislang von der Agentur für Arbeit verwendet wurden, orientieren.
Hierzu müssen Unterlagen zu folgenden Punkten beigelegt werden:

1. Kostensatz pro Teilnehmerstunde,
2. eingesetzte Lehrkräfte und ihre Qualifikation,
3. Werbung zur Maßnahme,
4. Vermittlungsquote,
5. evtl. Praktikumsplätze und deren Organisation.

Wenn der Träger und die Orte, an denen die Maßnahme stattfinden soll, dem Gutachter bekannt sind, so muss die Begutachtung nicht vor Ort stattfinden. Ansonsten muss der Gutachter sich vor Ort überzeugen.

Der Gutachter prüft die eingereichten Unterlagen anhand der ihm zu Verfügung stehenden Informationen. Gegebenfalls fordert er weitere Informationen, z.B. Begründungen bei Über- oder Unterschreitung der Bundeskostendurchschnittssätze, beim Träger an.

Wenn Alles den Anforderungen entspricht, schlägt der Gutachter der zulassenden Stelle die Zulassung vor. Diese prüft die Prüfung auf formale Richtigkeit und genehmigt nach positiver Prüfung die Maßnahme. Der Bericht enthält in der Regel auch Empfehlungen an den Träger, an welchen Stellen im System noch Verbesserungsmöglichkeiten aus Sicht des Gutachters sind.

Wenn die zulassende Stelle keine Gründe benennen kann, die einer Zulassung im Wege stehen, erhält der Weiterbildungsanbieter ein Zertifikat über die Trägerzulassung. Bei anschließender Maßnahmenzulassung wird hierzu auch ein Zertifikat ausgestellt. Wenn die Umsetzung der DIN EN ISO 9001 mit begutachtet wurde, erhält der Träger auch darüber ein Zertifikat. Die Zertifikate gelten fünf Jahre. Jährlich wird der Träger dann auditiert, um die Berechtigung das Zertifikat zu besitzen festzustellen.

Gibt es regelmäßig auftretende Umsetzungsprobleme bei den Unternehmen?

Im Regelfall sind die Träger für die anschließende Vermittlung des Teilnehmers in ein Arbeitsverhältnis zuständig. Hierfür legen die Träger Erfolgsquoten fest. In der Regel stimmen sie diese mit der Bundesagentur ab. Neben der möglichst zeitnahen Vermittlung, gehört auch die langfristige Verfolgung des Vermittlungs-erfolges. Speziell die Umsetzung der langfristigen Kontrolle ist bei vielen Trägern nicht strukturiert und messbar umgesetzt.

Ähnlich verhält es sich bei der Evaluierung der einzelnen Maßnahme im Sinne von langfristiger Arbeitsplatz-vermittlung als Ergebnis dieser Maßnahme.

Häufig werden hier nur Teilnehmerbefragungen zum Kursende herangezogen. Diese können aber keine Auskunft über den Erfolg der Maßnahme am Arbeitsmarkt geben.

Im Entwicklungsprozess wird das geforderte Ergebnis einer Maßnahme (Vermittlung in den Arbeitsmarkt) unzureichend berücksichtigt.

Häufig stimmt die Abstimmung zwischen dem Planer der Maßnahme und den Ausführenden nicht. Z.B. lässt sich die geplante Zielsetzung der Maßnahme gar nicht korrekt mit den im Unterricht umgesetzten Maßnahmeinhalten verwirklichen.

Wie können die Unternehmen diese Probleme lösen?

Zu allen drei vorgenannten Punkten erscheint mir der kontinuierliche Kontakt zu potentiellen Arbeitgebern am wichtigsten. Vorbildlich ist dies von der Maßnahmenentwicklung über die Vermittlung bis hin zum Erfahrungs-austausch über den Erfolg der Maßnahme.
Zusätzlich muss versucht werden, den Kontakt zu den Teilnehmern über einen längeren Zeitraum aufrechtzuerhalten.

Sinnvolle Maßnahmen sind z.B. gut organisierte Treffen mit Arbeitgebern, mit ehemaligen Teilnehmern, Teilnahme an Arbeitsmarktkonferenzen, Mitarbeit in Gremien und ständige und regelmäßige  JOUR FIXE Termine, die fest vereinbart sind und zu einem bestimmten Tun erfolgen.

Welche Empfehlung sollte Unternehmen zur Vorbereitung der Begutachtung gegeben werden?

Vor Allem die Mitarbeiter auf den Begutachtungsprozess gut einstimmen. Um gut durch eine Begutachtung nach AZWV zu kommen, sollten alle Dokumente und Aufzeichnungen schnell griffbereit und sinnvoll geordnet sein. Außerdem sollte die Begutachtung der Räume, vor allem der Schulräume, unter Begleitung der zuständigen Personen problemlos durchgeführt werden können.

Vorstellung des Auditors

Herr Klaus Jürgen Harms ist seit 2009 Auditor und Qualitätsmanager (DEKRA Cert.) für Qualitätsmanagementsysteme nach DIN EN ISO 9001:2008, auch im Bereich Aus- und Weiterbildung.

Seit 2005 auditiert er auch als Gutachter Träger und Maßnahmen im Bereich der AZWV Weiterbildung.

E-Mail: klausharms@gmx.de